El compromiso de los participantes es clave
Siempre hemos pensado en cuál sería la mejor manera de mostrarles a los participantes que son integrantes valiosos de la comunidad de Connect. Este otoño, queríamos hacer algo divertido y único para retribuir lo que nos brindan. El equipo de Connect del NCI y el de la Clínica Marshfield concibieron un evento novedoso para un pequeño grupo de participantes actuales: una charla científica informal realizada en una de las clínicas de Marshfield en Stevens Point (Wisconsin).
La charla incluyó conversaciones sustanciosas y un segmento de preguntas y respuestas durante el cual el equipo de Connect respondió preguntas —algunas enviadas antes del evento y otras hechas en vivo— e inquietudes de las personas presentes. Los participantes que asistieron les hicieron comentarios valiosos a los investigadores de Connect, les dieron ideas para atraer más participantes al estudio y expresaron sus opiniones sobre posibilidades de investigaciones futuras con datos de Connect. Mediante una encuesta de opinión posterior al evento, nos enteramos de que los participantes se fueron de la charla científica con una mejor comprensión del estudio, una mayor sensación de comunidad y un compromiso renovado con el importante trabajo que todos estamos haciendo en Connect.
Este es un resumen de lo que sucedió:
¿Cuáles eran las metas del evento?
Que los participantes conocieran mejor los objetivos y los planes futuros del estudio.
Reunir comentarios sobre maneras de mejorar el estudio, además de lograr que participen más personas, haya mayor retención de participantes y que se completen más actividades.
Documentar lo aprendido para usarlo en eventos futuros y para planificar la participación de la comunidad más amplia del estudio.
¿Dónde se hizo el evento?
El evento tuvo lugar en el Centro Stevens Point del Sistema de Salud de la Clínica Marshfield, en Wisconsin.
¿Quiénes estuvieron allí?
Miembros de los equipos de Connect de la Clínica Marshfield y del NCI. Un pequeño grupo de participantes de Marshfield seleccionados al azar recibieron una invitación para participar en la charla, y asistieron 22 personas en total.
¿Cómo se estructuró el evento?
El evento comenzó con un mensaje de bienvenida y presentaciones antes del segmento de preguntas y respuestas. Quien moderó la sesión de preguntas y respuestas fue Peggy, que es miembro de la Junta Consultiva de Participantes de Connect, en representación de la Clínica Marshfield. El evento concluyó con una sesión abierta de preguntas y respuestas. Después se les pidió a los asistentes que buscaran en su buzón de correo electrónico una encuesta de opinión sobre el evento que les enviaría nuestro equipo.
¿Qué preguntas hicieron los participantes?
Los participantes podían hacer preguntas antes de asistir al evento mediante el formulario de confirmación de asistencia, en tiempo real en el evento, y también después del evento mediante la encuesta de opinión que distribuimos.
Los temas sobre los que se hicieron preguntas fueron:
Tendencias de incidencia de cáncer, estudios de detección y medicina de precisión/tratamientos especializados.
Influencia de la inteligencia artificial en la investigación sobre cáncer.
Protección de la información y planes de análisis a largo plazo.
Cronograma, duración y planes de investigación del estudio.
Permanencia en el estudio cuando se producen cambios en la vida, como cambio de sistema de atención médica, una mudanza o recibir un diagnóstico de cáncer.
Como estudio de investigación, Connect está construyendo un recurso para el futuro de la ciencia de la prevención del cáncer. Las preguntas que podríamos estudiar con la información que estamos recolectando son muy amplias y casi innumerables. Los participantes que asistieron a la charla científica hicieron excelentes sugerencias para estudios futuros con datos de Connect, entre ellas, examinar los efectos de las fuentes de agua y otras exposiciones ambientales en la salud y el riesgo de desarrollo de enfermedades, y estudiar qué efectos podrían tener en el riesgo de cáncer la alimentación, el alcohol y el haber consumido drogas en el pasado. Connect está a punto de abordar estas cuestiones y muchas más.
¿Qué pensaron los participantes sobre el evento?
Después del evento, los asistentes completaron una breve encuesta en la que hicieron comentarios sobre su experiencia y preguntas de aclaración o sugerencias para eventos futuros como este.
Del total de 22 asistentes, 18 personas (~82 % de los asistentes) calificaron el evento como muy informativo. Las cuatro restantes (~18 % de los asistentes) lo calificaron como algo informativo. Al ver este resultado, nos sentimos complacidos, porque nos ayudó a alcanzar uno de los objetivos que habíamos establecido para el evento.
Cuando se les preguntó a los asistentes si consideraban que, después de la charla científica, estaban más enterados de los objetivos científicos y las metas de estudio de Connect, todos respondieron que sí y dijeron que la charla les permitió entender mejor los planes futuros y el cronograma de investigación de Connect. ¡Qué buena noticia! También recibimos comentarios positivos sobre la transparencia del equipo de investigación y apoyo a los objetivos de Connect como estudio de investigación en general.
Estos son algunos de los comentarios que nos hicieron los asistentes:
“Fue fantástico tener una conversación e interacciones en persona con el equipo del Estudio sobre Cáncer de Connect. Me sentí más informado sobre el estudio y con más ganas de seguir aportando a la investigación”.
“Ahora que conozco más detalles, me comprometo a hacer que participen más personas…”.
“Solo gracias por incluirnos. Sé que mejorará la retención. Nos hace sentir parte del equipo, no solo ratas de laboratorio 😁”.
“Gracias por devolvernos información que podría sernos útil”.
Algunos comentarios constructivos fueron la sugerencia de agregar más tiempo al segmento de preguntas y respuestas, usar un micrófono para amplificar el sonido y que todos puedan oír, y estructurar el comienzo del evento, cuando la gente esté llegando, de manera de generar un ambiente más cómodo para que todos puedan conocerse. Entendimos muy bien todos estos comentarios y vamos a hacer mejoras en eventos futuros para responder a estas sugerencias.
¿Se hará un evento como este cerca de donde vivo?
¡Es posible que sí! Tenemos pensado usar lo aprendido en nuestra charla científica piloto para organizar eventos en el futuro, tanto presenciales como virtuales. Hemos registrado cada paso de los procesos de planificación, implementación y evaluación.
También usaremos los comentarios como ayuda para responder preguntas frecuentes de participantes nuevos y actuales, y como base para estrategias que mejoren la experiencia de los participantes, desde la captación hasta la participación a largo plazo y la retención.
¡También nos alegra que este evento trascendental haya comenzado con nuestro increíble equipo de colaboradores del Sistema de Salud de la Clínica Marshfield! Esperamos con mucho entusiasmo seguir planificando eventos con otros sistemas de atención médica a lo largo del estudio. Manténgase atento a más información de Connect, incluidas oportunidades de participar en eventos como este en el futuro.